Wie kann man ein Dokument elektronisch signieren?

Veröffentlicht am : 13 April 20214 minimale Lesezeit
In Analogie zur handschriftlichen Unterschrift auf Papierdokumenten ist die elektronische Signatur eine Art Werkzeug, das dazu dient, die Integrität einer digitalen Datei oder eines entmaterialisierten Dokuments zu gewährleisten und ihren Urheber zu authentifizieren. Diese Betriebsstruktur hat eine Reihe von Vorteilen. Es ist jedoch wichtig, ein elektronisches Dokument gültig zu signieren.

Wie kann man ein Word-Dokument elektronisch und rechtsgültig signieren?

Die E-Signatur ist eine Art rechtliches und technisches Verfahren, mit dem ein Autor seine Zustimmung zu einem elektronischen Dokument geben kann. Mehr als eine Zeichnung oder ein Bild unterliegt dieser Mechanismus den Normen und Bedingungen, die von den französischen und europäischen Behörden festgelegt und überprüft werden. Um gültig zu sein, muss eine digitale Signatur daher bestimmte Kriterien erfüllen, wie z. B. die Gewährleistung der Integrität des elektronischen Dokuments, den Nachweis der Zustimmung des Unterzeichners und die Identifizierung der Person, die für die elektronische Unterzeichnung eines Dokuments verantwortlich ist. Ebenso vervollständigt und vollendet die digitale Signatur den Prozess der Digitalisierung und Dematerialisierung eines Unternehmens mit einem Mechanismus, der von Anfang bis Ende digitalisiert ist, von der Erstellung einer Datei bis zu ihrer Signatur und Archivierung.

Die Bedingungen, die eingehalten werden müssen, damit eine digitale Signatur gültig ist

Es stellt sich heraus, dass die E-Signatur die gleiche Beweiskraft und Rechtsverbindlichkeit hat wie die handschriftliche Unterschrift. Sie kann genauso wie letztere als legaler wörtlicher Beweis verwendet werden, sofern sie bestimmte Kriterien erfüllt. In der Tat verlangen die geltenden Vorschriften, dass jede digitale Signatur vor Gericht zugelassen werden muss. Manchmal kann die Zuverlässigkeit einer E-Signatur je nach rechtlichem und technischem Verfahren variieren. Generell gibt es zwei Arten von elektronischen Signaturen. Im Falle einer einfachen E-Signatur sind die Organisation, die das Verfahren durchgeführt hat, und der Unterzeichner verpflichtet, zu bescheinigen, dass das verwendete Verfahren zuverlässig ist. Was die fortgeschrittene E-Signatur betrifft, so wird sie meist von Dienstleistern für digitale Beglaubigungen durchgeführt. Es profitiert von einer Vermutung der Authentizität und Zuverlässigkeit. Diese fortgeschrittene elektronische Signatur muss vier Kriterien erfüllen. Diese Signatur muss untrennbar mit den Daten verbunden sein, an die sie angehängt ist, sodass die Änderung an diesen Daten erkennbar ist. Er muss in der Lage sein, das Verfahren zur Erstellung seiner elektronischen Word-Signatur unter seiner alleinigen Kontrolle zu halten. Außerdem muss sie die Identifizierung der Person ermöglichen, die elektronisch signiert hat. Und diese fortgeschrittene digitale Signatur muss eindeutig mit diesem Unterzeichner verknüpft sein. 

Warum ein Dokument elektronisch signieren?

Das elektronische Signieren eines Dokuments hat einige wesentliche Vorteile. Es zeigt sich, dass die digitale Signatur den Zugang zu einer erweiterten und optimalen Sicherheit ermöglicht. Darüber hinaus spart diese zuverlässige Lösung Platz und Zeit. Es bietet die Möglichkeit, von einer wichtigen Zugänglichkeit zu profitieren. Es bietet die Chance, die Optimierung von Verwaltungsprozessen effizient zu gewährleisten. Es ermöglicht den Zugang zur Verbesserung seiner Produktivität. Auch wird die elektronische Signatur wahrscheinlich die Kosten für das Drucken, Weiterleiten und Speichern von Dokumenten reduzieren. Die Digitalisierung und Dematerialisierung kann eine hervorragende Rückverfolgbarkeit von elektronischen Dateien und Dokumenten bieten. Darüber hinaus ermöglicht diese Lösung mithilfe eines Dashboards die einfache Verfolgung digitaler Dokumente in Echtzeit.

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