Jedes Unternehmen, egal ob VSE (Wertstrommanagement) oder KMU (kleines und mittleres Unternehmen), das seine Buchhaltung ganz oder teilweise internalisiert, benötigt zwangsläufig eine Buchhaltungsmanagement-Software. Angesichts der Vielzahl an Angeboten von Verlagen fällt die Auswahl nicht immer leicht. Sie können sich die Auswahl jedoch erleichtern, indem Sie einige Empfehlungen berücksichtigen.
Definieren Sie die Merkmale Ihres Unternehmens
Bevor Sie sich für eine bestimmte Buchhaltungssoftware entscheiden, sollten Sie zunächst die Eigenschaften Ihres Unternehmens definieren. Die Größe Ihres Unternehmens ist eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl. Handelt es sich um ein sehr kleines Unternehmen (VSE), ein kleines und mittleres Unternehmen (KMU) oder einen großen Konzern? Sie sollten wissen, dass die Größe Ihrer Struktur einen großen Einfluss auf die Kosten für Ihre Software haben wird. Darüber hinaus ist der Tätigkeitsbereich Ihres Unternehmens ein weiterer Punkt, den Sie berücksichtigen sollten. Abhängig von Ihrem Tätigkeitsfeld benötigen Sie eventuell spezifische Module. Wenn Sie sich für eine Standardsoftware entscheiden, sind Sie gezwungen, eine andere Software zu erwerben, die besser an Ihre Bedürfnisse angepasst ist. Dies wird natürlich zusätzliche Kosten verursachen. Wenn Sie von einem Wirtschaftsprüfer begleitet werden, zögern Sie nicht, sich von ihm beraten zu lassen, um eine gute Buchhaltungssoftware auszuwählen. Mit seiner Expertise wird er es nicht versäumen, Ihnen einige seriöse Anbieter zu nennen.
Erstellen Sie eine Checkliste mit den Funktionen der gewählten Software
Um Überraschungen in Bezug auf Ihre zukünftige Buchhaltungssoftware zu vermeiden, wäre es eine gute Idee, alle Funktionen des vorgeschlagenen Tools aufzulisten. Überprüfen Sie daher das Betriebssystem der Software und ihre Module (Verwaltung von Kostenvoranschlägen, Dashboard, Verwaltung von Rechnungen, Bestellungen, Bearbeitung von Konten, Verwaltung von Anlagevermögen, Mehrwertsteuererklärung usw.). Um Ihre Recherche besser anpassen zu können, fragen Sie sich, welche Funktionalitäten Sie unbedingt für Ihr Unternehmen benötigen. Möchten Sie, dass Ihre Software mit einer kaufmännischen Verwaltungsanwendung verknüpft wird? Sie möchten Ihre Bankdaten automatisch integrieren? Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrer Software? Von einem Verlag zum anderen werden sich die Funktionalitäten leicht unterscheiden. Mit deren Produktlinien können Sie in der Regel Folgendes verwalten: Buchhaltung, Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung und Cashflow. Die Funktionalitäten der Software Ihrer Wahl finden Sie natürlich auf der Website des Herstellers. Zögern Sie übrigens nicht, deren Produktblätter zu konsultieren, um so viel wie möglich über die betreffende Software zu erfahren.
Legen Sie fest, wofür die Software verwendet werden soll
Zusätzlich zu den Funktionen der Software sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wie Sie Ihre Buchhaltungssoftware verwenden werden. Wo wollen Sie Ihre Buchhaltungssoftware einsetzen? Wird sie an einem festen Ort gebraucht oder auch, wenn Sie verreisen? Dies zu definieren, hilft Ihnen, eine Software mit den richtigen Funktionen dafür auszuwählen. Ansonsten: Wollen Sie die Software lokal oder über das Internet nutzen? Und wie sieht es mit der Häufigkeit der Nutzung aus? Dies sind alles Fragen, auf die Sie eine klare Antwort haben müssen, bevor Sie sich für eine Software entscheiden. Nehmen Sie sich schließlich die Zeit, die Art des Erwerbs der Software (Kauf oder Miete) zu studieren. Meistens bieten die Verlage beide Optionen an. Ausnahmen sollten jedoch nicht ausgeschlossen werden. Einige von ihnen bieten entweder nur den Kauf oder die Miete an.
Nehmen Sie sich die Zeit, die ausgewählte Software zu testen
Machen Sie nicht den Fehler, eine Software zu mieten oder zu kaufen, ohne sie ausprobiert zu haben. Auch wenn sie Ihren Kriterien und Bedürfnissen entspricht, ist es immer ratsam, sie in die Praxis umzusetzen, egal ob es sich um Rechnungs- oder Gehaltsabrechnungssoftware handelt... Die meisten Hersteller bieten eine Testversion an, bevor sie Sie auffordern, die Software zu mieten oder zu kaufen. Durch den temporären Zugriff auf dieses Tool können Sie sich ein Bild von dessen Praxistauglichkeit machen. Gehen Sie während der Tests auf Ihre Checkliste zurück. Prüfen Sie, ob alle Funktionalitäten, die Ihren Erwartungen entsprechen, erfüllt sind. Bitten Sie Ihren Steuerberater um Rat und Know-how bei Ihren Tests. Bei der Auswahl der Software ist es ratsam, sich an einen anerkannten Hersteller zu wenden. Dies bietet Ihnen mehrere Garantien, darunter die Einhaltung von Vorschriften und regelmäßige Updates. Darüber hinaus können Sie bei Problemen mit der Unterstützung des Herausgebers rechnen. Seine technischen Teams sind zu jeder Tageszeit erreichbar. Der Einsatz eines anerkannten Editors ist umso ratsamer, wenn Sie sich für eine Online-Buchhaltungssoftware entscheiden. Beachten Sie, dass dieses Unternehmen die Entwicklung seiner Software mit geringerer Wahrscheinlichkeit aufgeben wird. Bei einer weniger bekannten Struktur müssen Sie eventuell mit den Kosten für die Übertragung Ihrer Daten rechnen. Ganz zu schweigen von dem Zeitverlust, der dadurch entsteht.
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